Se os dados forem imprecisos, com valores aproximados, porém distantes da realidade, os resultados serão muito imprecisos e a capacidade de decisão se compromete com esses erros.
Importância da coleta de dados
Felizmente muitos dados relacionados aos custos com veículos podem ser obtidos através dos recibos dos pagamentos. Alguns tipos de gastos não emitem recibos, outros são indiretos e não identificáveis nos levantamentos.
A recomendação é ATENÇÃO! Anote tudo, inclusive se o fato requer pagamentos que qualquer valor dentro da atividade com o seu veículo. Vale ter um bloquinho de notas, um caderno, uma agenda simples etc.
Abastecimentos
- Peça a nota fiscal sempre que possível. Caso pague em dinheiro, anote o valor e a quantidade de combustível;
- Anote o valor do Odômetro (hodômetro), a distância parcial. Registre se zerou a distância parcial.
- Anote a data, hora, motorista (informação para gerenciamento caso tenha mais de um), local, tipo de combustível (caso seja flex), anote o valor do preço do combustível por litro.
Muitas vezes há alguma prestação de serviço durante o abastecimento, como por exemplo a limpeza dos vidros, calibragem dos pneus e, isso acaba em alguma caixinha ao frentista. Some esse valor ao do gasto com combustível. Se preferir pode incluir no módulo de gastos extras ou manutenção.
Gastos extras
É o conjunto de gastos que são feitos durante a jornada de trabalho para a a continuidade da atividade, qualidade dos serviços, direitos trabalhistas extras, extensão do horário de trabalho etc. Podem ser desde lanches, cafés, banhos, um medicamento, um curativo, um material necessário (equipamentos de segurança exigidos na ocasião), um carro de aplicativo para deslocamento urbano de emergência etc. Lembrando, todo gasto que não é previamente previsto.
Anote tudo como valor, data, hora, motorista, veículo etc. O aplicativo incluirá esses dados nos custos variáveis e, o utilizará na formulação dos orçamentos.
Valores anuais
Impostos, aluguéis de garagem, seguro, taxas, revisões etc. São custos pontuais que são ABATIDOS nos ganhos ao longo do ano, portanto alguns valores DEVE ser multiplicados pelo números de meses de recorrência e, cadastrados os consolidados.
| Tipo de despesa | Forma de pagamento | Cadastro |
| Aluguel de garagem | Valor mensal | Multiplicar o valor mensal pelo meses do ano e cadastrar o total |
| Impostos & Taxas | Pago de forma integral ou em parcelas | Valor total |
| Seguro | Pago de forma integral ou em parcelas | Valor total |
| Custos com motoristas | Salário + encargos + benefícios | Multiplicar o valor mensal pelo meses do ano e cadastrar o total |
| Diversos (rastreador, celular, convênio com lava rápidos etc) | Mensalidades | Multiplicar o valor mensal pelo meses do ano e cadastrar o total |
Clientes
Há duas formas de trabalhar com o módulo clientes. Clientes reais com prestação recorrente de serviços e, clientes imaginários para elaboração de orçamentos promocionais, ter uma base de preço formulada pelo aplicativo.
Clientes reais
Deve-se registrar os contratantes recorrentes nos quais você já sabe qual sabe quais tipos de serviços, as distâncias médias, os horários, as formas de pagamentos, quem são os contatos. Nesse caso o aplicativo apresenta um mapa em função do endereço caso precise enviar outro motorista ou, dar um print e enviar aos ajudantes para combinar horários etc.
Clientes imaginários
São clientes padronizados para a formação de uma tabela de preços em função das características específicas como: bairro, distância comum, situação sazonal etc.
Exemplo 1: Um motorista de fretes sabe que todos os anos há um número significativo de mudanças de estudantes de um bairro para outro devido a existência de dois campos universitários de atendem níveis diferentes do mesmo curso. Ele pode criar um rol de “clientes imaginários” tipo: estudantes casa térrea; estudantes de apartamentos; estudantes com mudanças grandes; estudantes com mudanças leves. Cada um considerando se há a necessidade de ajudante ou não, número de andares, guarda volumes etc. Tem-se então uma tabela de preços.
Exemplo 2: Um motoboy que só atende escritórios de contabilidade e empresas é solicitado todos as semanas para fazer coletas de notas fiscais, relatórios, relatórios de serviços, documentos diversos. Pode criar “clientes imaginários” para elaborar orçamentos prévios e ter agilidade para enviar orçamentos às empresas. Clientes em função das distâncias e tempo de espera, outros em função das distâncias e volume de coletas mas sem espera, clientes com diária fechada sobre uma quilometragem média.
Exemplo 3: Motoboy trabalha exclusivamente com laboratórios de exames médicos e atendem clientes de vários bairros. Pode criar “clientes imaginários” do tipo “laboratório bairro” e adotar uma distância média, sob uma média de tempo de espera. Pode utilizar o Driver App Tools para montar uma tabela de preços médios sem prejuízos.
Manutenções e troca de pneus
Deve-se anotar DETALHADAMENTE as manutenções, por menos que ela seja. É importante considerar a higienização do carro, de um baú de um caminhão, uma troca simples de um lâmpada, uma manutenção cosmética, ou seja, tudo como manutenção. Anote data, hora, preço, local onde foi feita, o que foi feito. Os futuros orçamentos vão considerar esses valores e diluí-los em custos variáveis por ano.
A regra vale para os pneus, incluindo serviços necessários durante as trocas como: balanceamento, alinhamentos etc. Inclua os custos desses serviços ao preço final e, detalhe-os no cadastro.
IMPORTANTE: Anote a data, durabilidade em quilômetros, valor do hodômetro, preço unitário, valor total incluindo os serviços.
A qualidade dos seus dados coletados é a garantia da qualidade das informações geradas pelo aplicativo.